Melden van overlijden

Als iemand overlijdt, dan dient de predikant zsm geïnformeerd te worden.
De predikant dient vervolgens de volgende betrokken vrijwilligers zo spoedig mogelijk in kennis te stellen:

• de diaken die de bloemengroet van de komende zondag verzorgt,
• de betrokken wijkcoördinator en de
• de betrokken ouderling van dienst ivm afkondigen
• de organist ivm met orgelmuziek
• Beamerteam (ivm realiseren beamerpresentatie adhv de liturgie)
• kerkTV ivm het inplannen van de kerkdienst / uitzending (indien online dienst is gewenst)
• webmaster voor het vermelden van overlijden bij IN MEMORIAM  
• Liturgiecommissie indien het een gemeentelid betreft wordt een witte steen gemaakt (zie onder)
• De beheerder van de kerk
• Scriba van de kerk ivm communicatie aan de gemeente

contacten in onze kerk.

Het is aan de familie van de overledene om aan te geven, of steun en hulp van de kerkelijke gemeente gewenst is. Vanuit de gemeente wordt contact gezocht met de familie, bij voorkeur door de predikant. De predikant draagt zorg voor coördinatie voor en tijdens de uitvaart.

Is er geen eigen predikant, dan neemt de wijkcoördinator waar.

De kerkelijke betrokkenheid bij de uitvaart kan twee vormen aannemen: 

1. het houden van een kerkdienst; 

2. pastorale betrokkenheid bij een uitvaartplechtigheid zonder specifiek kerkelijk karakter. In het eerste geval zal de kerk ambtelijk vertegenwoordigd moeten zijn in de persoon van een ouderling (bij voorkeur de wijkcoördinator), waarbij deze ouderling zich in voorkomende gevallen kan laten assisteren door een bij deze situatie betrokken pastoraal medewerkende. In het tweede geval is aanwezigheid van betrokken leden van het wijkteam kerkordelijk niet noodzakelijk, maar in veel gevallen pastoraal wel zeer gewenst. 

De betrokken predikant of zijn/haar vervang(st)er zal zijn/haar medewerking aan een uitvaartplechtigheid zonder specifiek kerkelijk karakter laten afhangen van de vraag of er ruimte is voor Bijbellezing en gebed, en of er voldoende ‘vrijheid van spreken’ geboden wordt. 

Als de kerk in het geheel niet betrokken wordt bij de rouwbijeenkomst of vergelijkbare plechtigheid, dan is het gewenst daarbij toch als gemeente vertegenwoordigd te zijn. Als dat niet mogelijk is, kan gedacht worden aan vertegenwoordiging bij de condoleance. Eventueel, als het echt niet anders kan, kan worden volstaan met een schriftelijk blijk van medeleven. Het is van groot belang, dat hierover onderling (predikant, wijkcoördinator, pastoraal medewerker) sluitende afspraken worden gemaakt! 

Bij het overlijden van een lid van de gemeente, wordt daarvan op de eerstvolgende zondag in de morgendienst bericht gedaan aan de gemeente. Dit geschiedt in de regel voor de voorbeden, door de ouderling van dienst bij afwezigheid van de eigen predikant of de predikant, het houden van een moment stilte en het zingen van een lied gekozen door de nabestaanden of predikant. Tijdens de afkondiging van het overlijden wordt een foto van de witte steen op de beamer getoond. Tenzij dit door de nabestaanden uitdrukkelijk niet gewenst wordt, wordt in de gebeden aandacht besteed aan de nabestaanden/familie. Voor het overige wordt soberheid betracht, hoewel tegelijk een zekere openheid dient te bestaan voor bijzondere wensen van de nabestaanden. Het is in principe de taak van de betrokken predikant, en bij diens ontbreken of afwezigheid de taak van de betrokken wijkcoördinator, ervoor zorg te dragen dat de gegevens voor de afkondiging en de rouwkaart tijdig (d.w.z. zo mogelijk ruim vóór de desbetreffende zondag) in het bezit komen van de dienstdoende predikant. Ook neemt de wijkcoördinator dit op met de dienstdoende ouderling. De ouderling van dienst vraagt dan vóór de dienst nog even aan de predikant of hij/zij ingelicht is. 

Indien de familie aangeeft rouw in de kerk te willen brengen, dan gebeurt dit in principe op de zondag na het overlijden, zodat ook de gemeente betrokken kan zijn. Dit kan dus samenvallen met de afkondiging, maar dat zal doorgaans niet het geval zijn. 

Op de website wordt in overleg met de familie een In Memoriam geplaatst. Dit In Memoriam blijft op de site tot Eeuwigheidszondag.

In het Kerkblad plaatst de predikant een kort In Memoriam, voorzien van andere gegevens die van belang kunnen zijn. 

Predikant, wijkcoördinator/pastoraal medewerkende en diaken zorgen in goed overleg voor een geregeld pastoraat aan nabestaanden/familie. Zo nodig denken zij er aan pastorale zorg in andere wijken dan die van de overledene te regelen. 

Witte steen

Op het gedenkmonument voor de overledenen in de kerkzaal zal een witte steen worden geplaatst tijdens de zondag- of rouwdienst. De naam van de overledene wordt met een speciale zwarte stift op de steen geschreven. De witte stenen en de speciale zwarte stift zijn in het beheer van de liturgiecommissie. De witte steen herinnert aan de belofte van God uit Openbaring 2:17. De witte steen is een symbool van vergeving en een nieuw begin. Een nieuw begin waar God ons wel iets van heeft geopenbaard maar dat ook nog onuitsprekelijk is. De witte stenen worden in de kerk geplaatst.

Op de laatste zondag van het kerkelijk jaar (Eeuwigheidszondag) worden de namen van de overledenen in de herinnering van de gemeente gebracht. Er wordt door de predikant die op die zondag de dienst leidt een uitnodigingsbrief opgesteld voor de nabestaanden van de overledene. Hierin worden zij uitgenodigd de dienst bij te wonen. Tijdens deze dienst ontvangen zij de witte steen, met de naam van hun dierbare, uit handen van onze gemeente. De uitnodigingen aan nabestaanden worden persoonlijk overhandigd door iemand uit de pastorale zorg. Indien de nabestaanden (te) ver weg wonen zal de brief per post worden verstuurd. 

Foto’s en video tijdens de uitvaart

Onze kerk beschikt over moderne middelen om zowel muziek als video/foto materiaal te presenteren.

Tips voor het maken van een presentatie

Voor het maken van een presentatie hebben we de volgende tips:

• Als je meerdere foto’s en/of bewegende beelden wilt laten zien, dan plaats je deze in één powerpointbestand.
• Als je meerdere presentaties hebt, dan plaats je deze ook in één powerpointbestand. Bij voorkeur zet je een pauzefoto tussen beide presentaties.
• Als je een enkele foto tijdens de hele dienst wilt laten zien, dan lever je deze aan als JPG- of JPEG-bestand. 
• Als je een enkel filmpje tijdens de hele dienst wilt laten zien, dan lever je deze aan als WMV-, MP4 of MPEG-bestand. 
• Beeldmateriaal lever je aan in de beeldverhouding 16:9 (niet in 4:3). 

Het tonen van één foto gedurende de afscheidsdienst is kosteloos. Voor het controleren, voorbereiden en afspelen van een beeldpresentatie brengen wij kosten in rekening. Als je wilt, kunnen wij de powerpointpresentatie ook voor je aanpassen. Vraag de uitvaartverzorger naar de mogelijkheden.

Aanleveren van geluids- en beeldmateriaal

Lever het beeldmateriaal uiterlijk één werkdag voor de afscheidsdienst vóór 12.00 uur aan. Voor diensten op maandag is dat vóór zaterdag 12.00 uur. Wij hebben dan voldoende tijd om het materiaal te testen op onze apparatuur. Dit geldt ook voor muziek.

Je kunt het materiaal aanleveren op een usb-stick of via WeTransfer*. Voeg hierbij altijd een notitie met:

• naam van de overledene
• dag en het tijdstip van de dienst
• naam en het telefoonnummer van de contactpersoon

Wil je vóór de afscheidsdienst de presentatie samen met ons doornemen, dan kun je hiervoor een afspraak maken met de locatie.

* Wij wijzen je erop dat bij gebruik van WeTransfer privacy niet volledig is geborgd.